NOVIPLAN - DMS  > Informationsmanagement

Sicher archivieren, wirtschaftlich verwalten, schnell finden

Effiziente Geschäftsprozesse und aktuelle, qualitativ hochwertige Informationen sind entscheidende Erfolgsfaktoren mittelständischer Unternehmen. Neueste Studien belegen jedoch, dass im Bereich der Informationsverarbeitung noch erhebliche Optimierungspotenziale bestehen. Nicht nur die herkömmliche Papierablage, sondern auch Medienbrüche und Dokumenten-Missmanagement wie z. B. veraltete Versionen verursachen hohe Kosten und gefährden die Wettbewerbsfähigkeit.

  • 25-30% der täglichen Arbeitszeit wird mit der Suche nach Informationen verbracht.
  • 40% aller Führungskräfte treffen wichtige Entscheidungen auf Basis fehlerhafter oder unvollständiger Informationen.
  • Dokumente werden durchschnittlich 5 Mal kopiert., liegen in verschiedenen Versionen vor und werden mehrfach abgelegt.
  • Die herkömmliche Archivierung verursacht hohe Raum-, Material- und Personalkosten.

Nicht zuletzt sind die gesetzlichen Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten (Compliance) zu berücksichtigen.

Unsere Lösung

NOVIPLAN-DMS ermöglicht die zentrale Verwaltung und revisionssichere Archivierung beliebiger Dokumente in digitaler Form. Egal ob Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Anfragen oder sonstiger Schriftverkehr in Form von Briefen, Faxen oder E-Mails - NOVIPLAN-DMS verwaltet alle Arten von Informationen und legt sie sicher in einen elektronischen Vault ab. Individuell eingerichtete Dokumenten-Workflows, die automatische Weiterleitung von Informationen per E-Mail und ein schneller Dokumentenzugriff, auch über mobile Endgeräte, sparen teure Arbeitszeit und bringen nachhaltige Kostenvorteile. NOVIPLAN-DMS erfüllt zuverlässig die Vorgaben des Gesetzgebers, macht wertvolle Informationen nutzbar und schützt gleichzeitig vor unberechtigten Zugriffen und Datenverlusten.

Ihr Vorteil: sichere, transparente und conpliancegerechte Prozesse.

Vorteile

  • Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
  • Einfache Digitalisierung papiergebundener Dokumente
  • Zeitsparende Online-Recherche über den gesamten Datenbestand mit Hilfe komfortabler Suchfunktionen (Volltext, Schlagworte, Wildcard etc.)
  • Effektive Teamarbeit durch unternehmensweiten und gleichzeitigen Zugriff auf archivierte Dokumente
  • Unbegrenztes Dokumentvolumen
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Wahrung der Vertraulichkeit durch umfassendes Berechtigungskonzept

Funktionen im Überblick

  • Revisionssichere und kontextbezogene Langzeitarchivierung aller Dokumente und E-Mails
  • Import von Dokumenten in Papierform über Scan-Center mit der Möglichkeit der OCR-Volltextgenerierung
  • Import von Dokumenten aus dem Windows-Filesystem per Drag & Drop
  • Direkter Import von Dokumenten aus MS Office Programmen über das NOVIPLAN-Add-In
  • Automatischer Import von COLD-Massendaten aus ERP-Systemen
  • Sekundenschnelles Recherchieren nach Dokumenten und E-Mails über leistungsfähige Suchfunktionen wie Volltextrecherche, Schlagwort-/Wildcardsuche oder mit relationalen und logischen Operatoren (UND/ODER, > = <)
  • Unternehmensweiter Zugriff auf archivierte Dokumente und E-Mails unter Berücksichtigung eines detaillierten Berechtigungskonzeptes
  • Automatische Verteilung von Dokumenten an die verantwortlichen Mitarbeiter
  • Möglichkeit des Aufbaus digitaler Akten
  • Leistungsfähiges Klassifizierungsmodul
  • Nachvollziehbarkeit aller Änderungen am Dokument durch Versionierung
  • Anbringen von elektronischen Haftnotizen auf dem Dokument
  • Optimales Arbeitsumfeld für jeden Anwender durch unterschiedliche Clients, individuelle Maskenaufrufe und benutzergerechte Oberflächen
  • Hohe Skalierbarkeit von der kleinen Anwendung im Fachbereich bis zum unternehmensweiten, standortübergreifenden ECM-System
  • Protokollierung aller Zugriffe
  • Workflow-Engine mit integrierter Skripting-Funktionalität zur einfachen Anpassung an Ihre Prozesse
  • MS Office-Integration

Details

  • NOVIPLAN-DMS ermöglicht die professionelle Verwaltung und revisionssichere Archivierung beliebiger Dokumente. Egal ob Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Anfragen oder sonstiger Schriftverkehr in Form von Briefen, Faxen und E-Mails - NOVIPLAN-DMS verwaltet alle Arten von Informationen und legt sie sicher in einem zentralen elektronischen Vault ab. Dadurch ermöglicht NOVIPLAN-DMS die sichere Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben bezüglich der rechtskonformen und revisionssicheren Archivierung: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Zugangsbeschränkungen und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen. Verloren gegangene Dokumente, Manipulationen oder der Gang ins Archiv gehören der Vergangenheit an. Sie haben Ihre Informationen jederzeit griffbereit, selbst im Urlaubs- oder Krankheitsfall.

  • Dokumente in beliebigen elektronischen Formaten werden ebenso automatisch verarbeitet wie papiergebundene Dokumente. Diese werden mit einem Barcode versehen und über den integrierten Scan-Center kostengünstig erfasst. Im Rahmen des Imports können sämtliche Inhalte automatisch für die Volltextsuche erschlossen werden.

  • Dokumente in Dateiform werden aus dem Windows-Filesystem einfach per Drag & Drop oder aus MS Office über das NOVIPLAN-Add-In importiert. Die täglich anfallenden Massendaten wie z. B. Ausgangsrechnungen können automatisch aus Ihrem ERP-System übernommen werden.

  • Der Zugriff auf archivierte Informationen wird zum Kinderspiel: Komfortable Suchfunktionen und die integrierte Volltextrecherche auf allen Feldern sorgen für ein blitzschnelles Auffinden von Dokumenten. Sie sparen wertvolle Arbeitszeit.

  • NOVIPLAN-DMS ermöglicht eine effiziente Verwaltung und schnelle Nutzung von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die kontextorientiere Speicherung von Informationen erlaubt den Aufbau und die komfortable Verwaltung digitaler Akten z. B. zu Kunden, Projekten oder Aufträgen. Informationen, die bisher verstreut in Ordnern oder im Dateisystem lagen, lassen sich Vorgängen oder Akten zuordnen. So vermeiden Sie Medienbrüche, sorgen für mehr Übersicht und optimieren Ihre internen Prozesse.

  • NOVIPLAN-DMS gewährleistet eine effektive Teamarbeit, da alle Dokumente jederzeit und standortunabhängig verfügbar sind. Dabei schützt ein ausgefeiltes rollenbasiertes Berechtigungskonzept wirksam vor unberechtigten Zugriffen.

  • Aus- und Eincheckfunktionen dokumentieren jede Veränderung am Dokument und sorgen für eine lückenlose Versionskontrolle und Historie.

  • Frei definierbare Workflows steuern die Geschäftsprozesse und unterstützen eine schnelle und kostengünstige Bearbeitung von Vorgängen.

  • Der integrierte Viewer zeigt eine schnelle Dokumenten-Vorschau zum Blättern in Dokumenten.

  • Elektronische Haftnotizen für Kommentare lassen sich an beliebigen Stellen auf dem Dokument anbringen. Das Dokument bleibt trotz Haftnotiz unverändert.

  • Durch die Konvertierung in die anzeigefähigen Langzeitformate TIFF oder PDF/A bleiben die archivierten Dokumente selbst dann noch zugänglich, wenn die Originalanwendung nicht mehr zur Verfügung steht.

  • Kein Problem, wenn Ihr Unternehmen wächst: NOVIPLAN ist höchst skalierbar und wächst mit Ihren Anforderungen und Ihrem Volumen einfach mit.