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Modernes E-Mail-Management contra E-Mail-Flut

E-Mails stellen in den meisten Unternehmen inzwischen das wichtigste Kommunikationsmedium dar. Sie sind Träger wichtiger Geschäftsinformationen,  liegen aber meist in persönlichen E-Mail-Postfächern verstreut, ohne systematisch organisiert zu werden. Die ständig wachsende E-Mail-Flut belastet nicht nur die Infrastruktur des Unternehmens, sondern bringt auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko mit sich und verursacht einen nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand.

Stellen Sie sich manchmal auch folgende Fragen?

  • Wie können die gesetzlichen Anforderungen zur langfristigen Archivierung geschäftskritischer E-Mails erfüllt werden?
  • Wie können überquellende Mailserver und Postfächer entlastet werden?
  • Wie können in E-Mails und Anhängen versteckte Informationen schnell und einfach wiedergefunden werden?

Unsere Lösung

Das E-Mail-Management von NOVIPLAN-DMS verwaltet alle im Unternehmen anfallenden E-Mails zentral und sorgt für eine lückenlose, rechtssichere Archivierung. Ihr Mail-Server wird entlastet und Suchzeiten werden minimiert. Das versehentliche Löschen geschäftskritischer E-Mails und das Fehlen von Informationen im Urlaubs- oder Krankheitsfall gehören der Vergangenheit an. Sie profitieren von sicheren, transparenten und compliancegerechten Prozessen.

Vorteile

  • Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben (GoBS, GDPdU, AO) durch revisionssichere, automatische Langzeitarchivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
  • Schutz vor Datenverlust
  • Entlastung des E-Mail-Servers und der Postfächer
  • Unternehmens- bzw. weltweiter Zugriff auf archivierte E-Mails
  • Schnelle und einfache Recherche nach E-Mails und Anhängen
  • Wahrung der Vertraulichkeit

Funktionen im Überblick

  • Automatische serverbasierte Archivierung aus- und eingehender E-Mails
  • Automatische Übernahme von Attributen wie Empfänger, Absender, Datum etc. für die Verschlagwortung beim Import von E-Mails
  • Archivierung von PST-Files über Batch-Routinen
  • Single Instance zur Vermeidung von Dubletten im Archiv
  • Komfortables Recherchieren nach E-Mails und Anhängen über leistungsfähige Suchfunktionen wie Volltextrecherche, Schlagwort-/Wildcardsuche oder mit relationalen und logischen Operatoren (UND/ODER, > = <)
  • Unternehms- bzw. weltweiter Zugriff auf archivierte E-Mails
  • Zuordnung von E-Mails zu Akten und Vorgängen
  • Versionskontrolle, d. h. Dokumentation jeder Veränderung an der E-Mail
  • Detaillierte Rechtedefinition auf Benutzer- und/oder Benutzergruppenebene
  • Protokollierung aller Zugriffe
  • Workflow-Engine mit integrierter Skripting-Funktionalität zur einfachen Anpassung an Ihr Unternehmen
  • MS Outlook-Integration

Details

  • Als Geschäftsbelege unterliegen E-Mails gesetzlichen Vorgaben. Sie müssen z. B. im Originalzustand archiviert und bei Bedarf wieder aufgefunden werden. Das E-Mail-Management auf Basis von NOVIPLAN-DMS ermöglicht die Verwaltung und revisionssichere Langzeitarchivierung aller geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails nach den gesetzlichen Anforderungen. Alle ein- und ausgehenden E-Mails inklusive ihrer Dateianhänge werden in einer zentralen Datenbank archiviert. So vermeiden Sie Medienbrüche, entlasten gleichzeitig Ihren E-Mail-Server und reduzieren Suchzeiten auf ein Minimum. Das versehentliche Löschen geschäftskritischer E-Mails oder das Fehlen von Informationen im Urlaubs- oder Krankheitsfall gehören der Vergangenheit an.

  • NOVIPLAN-DMS ermöglicht die einfache und sichere Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben bezüglich der rechtskonformen und revisionssicheren Archivierung von E-Mails: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Zugangsbeschränkungen und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen. Auch nach Jahren können die Informationen in den archivierten E-Mails zielsicher aufgerufen werden.

  • Nach dem Single-Instance-Prinzip werden E-Mails und Attachments nur einmal archiviert, selbst wenn sie an mehrere Empfänger gesendet werden. Der vorhandene Speicherplatz wird optimal ausgenutzt und der Verwaltungsaufwand bleibt gering.

  • NOVIPLAN-DMS lagert E-Mails und Attachments sicher und zentral ins Archiv aus. Das E-Mail-System wird entlastet und performant gehalten.

  • Komfortable Suchfunktionen und die integrierte Volltextrecherche sorgen für einen blitzschnellen Zugriff auf die archivierten E-Mail-Inhalte und Attachments. Die gezielte Suche nach Nachrichten wird zum Kinderspiel.

  • Der integrierte E-Mail-Viewer erlaubt die schnelle Voransicht archivierter E-Mails inklusive Header und Anhängen. Dadurch ist das Blättern in aufgelisteten E-Mails ohne Zeitverlust möglich.

  • Mit Hilfe des E-Mail-Managements von NOVIPLAN-DMS lassen sich Informationen, die sich verstreut in Ordnern, im Dateisystem oder im E-Mail-Posteingang befinden, zusammenführen und den jeweiligen Vorgängen oder Akten zuordnen. So vermeiden Sie Medienbrüche und sorgen für mehr Übersicht und Effizienz bei der Vorgangsbearbeitung.

  • Kein Problem, wenn Ihr Unternehmen wächst: NOVIPLAN ist höchst skalierbar und wächst mit Ihren Anforderungen und Ihrem Volumen einfach mit.

  • Durch die Konvertierung in die anzeigefähigen Langzeitformate TIFF oder PDF/A bleiben die archivierten Informationen selbst dann noch zugänglich, wenn die Originalanwendung nicht mehr zur Verfügung steht.

  • Beider Umstellung auf die elektronische E-Mail-Archivierung bietet NOVIPLAN-DMS die Möglichkeit, bereits bestehende PST-Files in das sichere Archiv zu überführen - ein großer Vorteil, wenn man auf den wichtigen Altdatenbestand nicht verzichten will.

Gesetzliche Anforderungen

Seit dem 01.01.2002 schreibt die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) vor, dass alle steuerrelevanten E-Mails inklusive ihrer Dateianhänge in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen. Weitere Anforderungen ergeben sich aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).