NOVIPLAN - DMS  > Qualitätsmanagement

Einfach, sicher und effizient  -  mit NOVIPLAN-DMS

Qualitativ hochwertige Produkte und zufriedene Kunden sind die Voraussetzungen für geschäftlichen Erfolg. Dem Qualitätsmanagement kommt deshalb eine grundlegende Funktion im Unternehmen zu. Seine Aufgabe ist es, die Qualität von Produkten, Prozessen und Leistungen ständig zu verbessern und zu überwachen. In Normen wie z. B. der DIN EN ISO 9001 werden die hohen Anforderungen an moderne QM-Systeme beschrieben. Regulierte Prozesse, klare Zuständigkeiten, aktuelle Dokumentationen und Nachweispflichten über viele Jahre hinweg sind nur einige Beispiele hierfür.

Fragen Sie sich manchmal auch, wie Sie

  • die immer strenger werdenden Aufbewahrungspflichten und Auflagen seitens des Gesetzgebers und Ihrer Kunden sicher und gleichzeitig wirtschaftlich erfüllen können?
  • sicherstellen können, dass Dokumente jederzeit auffindbar und auf dem neuesten Stand sind?
  • Ihre QM-Dokumentation (Qualitätsmanagement-Handbücher, Verfahrensanweisungen u. a.) effizient verwalten können?

Unsere Lösung

NOVIPLAN-DMS ist die Komplettlösung für Ihre QM-Dokumentation. Mit NOVIPLAN-DMS verwalten Sie Ihr Qualitätsmanagment-Handbuch, Ihre Verfahrens- und Arbeitsanweisungen zentral und in digitaler Form. Alle QM-Dokumente werden revisionssicher archiviert und stehen den berechtigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Für die einfach und schnelle Recherche lassen sich beliebige Dokumentstrukturen aufbauen und stehen komfortable Suchfunktionen bereit.  Die integrierte Versionsverwaltung sorgt für eine lückenlose Historie und gewährleistet, dass nur aktuell gültige Dokumente im Umlauf sind. Bearbeitung, Prüfung und Freigabe der QM-Dokumente erfolgen elektronisch über definierte Workflow-Prozesse.

Vorteile

  • Revisionssichere Archivierung aller QM-Dokumente
  • Strukturierte, digitale Verwaltung Ihres QM-Handbuches und aller QM-Dokumente
  • Abbildung beliebiger Dokumentstrukturen /z. B. QMH)
  • Einfache Digitalisierung papiergebundener QM-Dokumente
  • Workflow- und E-Mail-basierte Freigabeprozesse
  • Unternehmensweiter Zugriff auf aktuell gültige Dokumente
  • Nachvollziehbarkeit aller Veränderungen am Dokument durch Versionierung
  • Umfangreiches rollenbasiertes Berechtigungskonzept

Funktionen im Überblick

  • Revisionssichere und strukturierte Langzeitarchivierung aller QM-Dokumente
  • Digitale Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und Verwaltung Ihres QM-Handbuches und begleitender Dokumentationen
  • Import von QM-Dokumenten in Papierform über Scan-Center mit der Möglichkeit der OCR-Volltextgenerierung
  • Import von QM-Dokumenten aus dem Windows-Filesystem per Drag & Drop bzw. aus MS Office-Programmen über das NOVIPLAN-Add-In
  • Sekundenschnelles Recherchieren über leistungsfähige Suchfunktionen wie Volltextrecherche, Schlagwort-/Wildcardsuche oder mit relationalen und logischen Operatoren (UND/ODER, > = <)
  • Kontrollierte Freigabeprozesse durch individuell konfigurierbare Dokumenten-Workflows
  • Permanenter Überblick über den Status von Dokumenten
  • Automatische Verteilung gültiger QM-Dokumente
  • Unternehmensweiter Zugriff auf aktuell gültige QM-Dokumente unter Berücksichtigung eines detaillierten Berechtigungskonzeptes
  • Nachvollziehbarkeit aller Änderungen am Dokument durch Versionierung
  • Anbringen von elektronischen Haftnotizen auf dem Dokument
  • Optimales Arbeitsumfeld für jeden Anwender durch unterschiedliche Clients, individuelle Maskenaufrufe und benutzergerechte Oberflächen
  • Hohe Skalierbarkeit von der fachbereichsinternen bis zur unternehmensweiten, standortübergreifenden Anwendung
  • Detailliertes Berechtigungskonzept auf Benutzer- und/oder Benutzergruppenebene
  • Protokollierung aller Zugriffe
  • Workflow-Engine mit integrierter Skripting-Funktionalität zur einfachen Anpassung an Ihre Prozesse
  • MS Office-Integration

Details

  • Mit NOVIPLAN-DMS verwalten Sie Ihr Qualitätsmanagement-Handbuch, Ihre Verfahrens- und Arbeitsanweisungen zentral und in digitaler Form. Notwendige Änderungen in Ihrer QM-Dokumentation aufgrund sich ändernder Abläufe oder Prozesse lassen sich effizient durchführen. Der zeitaufwendige manuelle Austausch papiergebundener Dokumente entfällt. NOVIPLAN-DMS unterstützt Sie bei der Bewältigung dieser Aufgaben durch die digitale Bearbeitung, Prüfung und Freigabe Ihrer QM-Dokumente und stellt automatisch sicher, dass Ihren Mitarbeitern nur aktuell freigegebene Dokumente zur Verfügung stehen.

  • NOVIPLAN-DMS ermöglicht die Verwaltung und revisionssichere Archivierung beliebiger QM-Dokumente. Sie werden sicher in einem zentralen elektronischen Vault abgelegt. Dadurch erfüllen Sie nicht nur die Vorgaben des Gesetzgebers, sondern auch die u. U. noch viel strengeren Auflagen Ihrer Kunden hinsichtlich Aufbewahrungsfristen, Historie und Nachweispflichten. Verloren gegangene Dokumente, Manipulationen oder der Gang ins Archiv gehören der Vergangenheit an. Sie haben Ihre Dokumentationen jederzeit griffbereit, selbst im Urlaubs- oder Krankheitsfall.

  • Dokumente in beliebigen elektronischen Formaten werden ebenso automatisch verarbeitet wie papiergebundene Dokumente. Diese werden mit einem Barcode versehen und über integrierte Scan-Center kostengünstig erfasst. Im Rahmen des Imports können sämtliche Inhalte automatisch für die Volltextsuche erschlossen werden. Dokumente in Dateiform werden aus dem Windows-Filesystem einfach per Drag & Drop oder aus MS Office über das NOVIPLAN-Add-In importiert.

  • Alle QM-Dokumente sind jederzeit standortübergreifend verfügbar und immer auf dem neuesten Stand. Es wird sichergestellt, dass nur aktuell gültige Versionen eines Dokumentes im Umlauf sind. Ein ausgefeiltes rollenbasiertes Berechtigungskonzept definiert die Zuständigkeiten und schützt wirksam vor unberechtigten Zugriffen.

  • Unterschiedliche Clients gewährleisten einen einfachen Zugriff der Anwender auf die aktuell freigegebenen QM-Dokumente (Web-/Office-Client).

  • Aus- und Eincheckfunktionen dokumentieren jede Veränderung am Dokument und sorgen für eine lückenlose Versionskontrolle und Historie. Auch nach Jahren lässt sich nachvollziehen, welche Version eines Dokumentes wann aktuell war.

  • Komfortable Suchfunktionen und die integrierte Volltextrecherche auf allen Feldern sorgen für ein blitzschnelles Auffinden von Dokumenten. Sie sparen wertvolle Arbeitszeit.

  • Freigabeprozesse werden in der Software abgebildet und unterstützten über Workflows eine schnelle, sichere und einheitliche Bearbeitung von Vorgängen.

  • Der integrierte Viewer zeigt eine schnelle Dokumenten-Vorschau zum Blättern in Dokumenten.

  • Die kontextorientiere Speicherung von Informationen erlaubt den Aufbau digitaler Akten z. B. zu Kunden, Projekten oder Aufträgen. Informationen, die bisher verstreut in Ordnern oder im Dateisystem lagen, lassen sich Vorgängen oder Akten zuordnen. So vermeiden Sie Medienbrüche, sorgen für mehr Übersicht und optimieren Ihre internen Prozesse.

  • Elektronische Haftnotizen für Kommentare lassen sich an beliebigen Stellen auf dem Dokument anbringen. Das Dokument bleibt trotz Haftnotiz unverändert.

  • Durch die Konvertierung in die anzeigefähigen Langzeitformate TIFF oder PDF/A bleiben die archivierten Dokumente selbst dann noch zugänglich, wenn die Originalanwendung nicht mehr zur Verfügung steht.

  • Kein Problem, wenn Ihr Unternehmen wächst: NOVIPLAN ist höchst skalierbar und wächst mit Ihren Anforderungen und Ihrem Volumen einfach mit.