NOVIPLAN - DMS  > Vertragsmanagement

Vertragschaos?  -  Hier erhalten Sie Unterstützung.

Verträge sind die rechtliche Basis eines jeden Geschäfts. Sie spielen eine zentrale Rolle im geschäftlichen Alltag. Doch häufig gelingt es den Unternehmen nicht, den Überblick über die existierenden Verträge zu behalten, Verträge schnell aufzufinden oder Fristen einzuhalten. Nicht zuletzt deshalb, weil Verträge dezentral abgelegt werden, eine digitale Erfassung fehlt und die Vertragsinhalte nur schlecht strukturierbar sind .

Fehler im Vertragsmanagement können hohe finanzielle Schäden nach sich ziehen:

  • Kündigungsfristen werden verpasst. Leasingraten, Wartungskosten, Versicherungs-prämien etc. müssen weiter bezahlt werden, obwohl der Vertragsgegenstand bereits weggefallen ist.
  • Vertragsrisiken werden nicht erkannt, weil niemand den Überblick über die vorhandenen Verträge, die Vertragsinhalte und -beziehungen hat.
  • Verträge gehen verloren oder stehen im Urlaubs- und Krankheitsfall nicht zur Verfügung.

Unsere Lösung

Mit dem elektronischen Vertragsmanagement auf Basis von NOVIPLAN-DMS finden Sie den Weg durch den Dschungel der Vertragsdetails. Verträge werden zentral archiviert und stehen unternehmensweit zur Verfügung. Komfortable Recherchefunktionen erlauben das sekundenschnelle Auffinden von Verträgen inklusive aller dazu gehörenden Dokumente. Ein integriertes Fristenmanagement mit Wiedervorlagefunktion sorgt dafür, dass Sie keine Termine verpassen.

Ihre Vorteile

  • Rechtssichere Archivierung sämtlicher Verträge und damit Schutz vor Datenverlust
  • Vollständiger und transparenter Überblick über alle Verträge und Vertragsverpflichtungen
  • Schnelle und komfortable Recherche nach Verträgen und Vertragsinhalten
  • Fristen- und Terminverwaltung mit Wiedervorlage
  • Transparenz der Vertragsrisiken
  • Optimierte Durchlaufzeiten durch automatisierte Freigabeprozesse und Workflows
  • Einfache Verfolgung der Vertragsstati
  • Flexible, frei definierbare Auswertungsmöglichkeiten

Funktionen im Überblick

  • Revisionssichere Archivierung aller Verträge und ergänzender Dokumente
  • Import von Verträgen auf Papier über integrierte Scan-Center
  • Import von Verträgen aus dem Windows-Filesystem per Drag & Drop
  • Direkter Import von Verträgen aus MS Office Programmen über das NOVIPLAN-Add-In
  • Sekundenschnelles Recherchieren nach Verträgen, Inhalten und Vertragsbeziehungen über leistungsfähige Suchfunktionen wie Volltextrecherche, Schlagwort-/Wildcardsuche oder mit Hilfe relationaler und logischer Vergleichsoperatoren (UND/ODER, > = <)
  • Unternehmsweiter Zugriff auf archivierte Verträge, ohne die Vertraulichkeit zu verletzen (ausgefeiltes, mehrstufiges Berechtigungskonzept)
  • Fristenmanagement und Wiedervorlagefunktion für die Einhaltung von Terminen
  • Automatische Verteilung von Verträgen an die verantwortlichen Mitarbeiter
  • Permanenter Überblick über den Vertragsstatus
  • Zuordnung von Verträgen zu digitalen Akten und Vorgängen
  • Referenzierung auf andere Verträge
  • Leistungsfähiges Klassifizierungsmodul
  • Anbringen von Haftnotizen auf dem Vertrag
  • Versionskontrolle, d. h. Dokumentation jeder Veränderung am Vertrag
  • Detaillierte Rechtedefinition auf Benutzer- und/oder Benutzergruppenebene
  • Protokollierung aller Zugriffe
  • Workflow-Engine mit integrierter Skripting-Funktionalität zur einfachen Anpassung an Ihre Prozesse
  • MS Office-Integration

Details

  • Das Vertragsmanagement auf Basis von NOVIPLAN-DMS ermöglicht die Verwaltung und revisionssichere zentrale Archivierung beliebiger Vertragstypen inklusive aller vertragsrelevanten Dokumente. Dadurch haben Sie Ihre Verträge jederzeit zur Hand, auch im Urlaubs- oder Krankheitsfall. Verloren gegangene Verträge, Manipulationen oder der Gang ins Archiv gehören der Vergangenheit an.

  • Verträge auf Papier werden über den integrierten Scan-Center erfasst. Sämtliche Inhalte können dabei automatisch für die Volltextsuche erschlossen werden.

  • Verträge in Dateiform können aus dem Windows-Filesystem per Drag & Drop oder aus MS Office über das NOVIPLAN-Add-In übernommen werden.

  • Mit jedem Vertrag lassen sich beliebige Dokumente und andere Verträge verknüpfen. Vertragsbeziehungen lassen sich abbilden, indem z. B. ein Vertrag einem anderen Vertrag zugeordnet werden kann. Neben dem eigentlichen Vertrag erhalten Sie alle ergänzenden Vertragsdokumente, Vereinbarungen und wichtigen Schriftverkehr auf einen Blick. Damit sind Sie jederzeit gegenüber Geschäftspartnern auskunftsfähig.

  • Sie können jederzeit auf Ihre Verträge zugreifen, auch an verteilten Standorten. Ein ausgefeiltes rollenbasiertes Berechtigungskonzept schützt wirksam vor unberechtigten Zugriffen.

  • Das integrierte Fristenmanagement mit Wiedervorlagefunktion erlaubt die automatische Kontrolle von Zahlungs-, Leistungs- und Kündigungsterminen. Dem Anwender werden anstehende Aufgaben, z. B. die Kündigung eines Vertrags, automatisch angezeigt.

  • Der Zugriff auf archivierte Verträge wird zum Kinderspiel: Komfortable Suchfunktionen und die integrierte Volltextrecherche auf allen Feldern sorgen für ein blitzschnelles Auffinden der Vertragsakte. Wertvolle Arbeitszeit wird eingespart.

  • Über den integrierten Viewer erhalten Sie eine Voransicht und können dadurch in Verträgen sehr schnell blättern.

  • Mit Hilfe des Vertrags-Managements von NOVIPLAN-DMS lassen sich Informationen, die sich bisher verstreut in Ordnern oder im Dateisystem befanden, zusammenführen und den jeweiligen Vorgängen oder Vertragsakten zuordnen. So vermeiden Sie Medienbrüche, sorgen für mehr Übersicht und optimieren Ihre unternehmensinternen Prozesse.

  • Versionskontrolle mittels Aus- und Eincheckfunktionen, d. h. sämtliche Änderungen am Vertrag lassen sich nachvollziehen. Sie erhalten eine komplette Vertragshistorie.

  • An beliebigen Stellen auf dem Vertrag lassen sich unterschiedliche elektronische Haftnotizen für Kommentare anbringen oder Textstellen markieren. Trotz Haftnotiz bleibt der Vertrag unverändert.

  • Kein Problem, wenn Ihr Unternehmen wächst: NOVIPLAN ist höchst skalierbar und wächst mit Ihren Anforderungen und Ihrem Volumen einfach mit.

  • Durch die Konvertierung in die anzeigefähigen Langzeitformate TIFF oder PDF/A bleiben die archivierten Verträge selbst dann noch zugänglich, wenn die Originalanwendung nicht mehr zur Verfügung steht.

Mit Standardsoftware zur individuellen Lösung

NOVIPLAN-DMS ist unternehmensweit einsetzbar - egal um welche Verträge es sich handelt. Und trotz umfangreicher Standard-Funktionalität bleibt unsere Lösung sehr leicht anpassbar. Ihre individuellen Anforderungen an ein modernes Vertragsmanagement lassen sich problemlos  abbilden. Sie bleiben dennoch 100 % releasefähig.