NOVIPLAN - DMS

Facts and Functions

NOVIPLAN-DMS ist ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System. Bereits im Standard bietet es Funktionalität auf höchstem Niveau. Der einzigartige Konfigurationseditor ermöglicht es, die Anwendung schnell und kostengünstig an firmenspezifische Prozesse anzupassen und nahtlos in bestehende Systemlandschaften zu integrieren.

Funktionen im Überblick

Importieren

  • Scan-Center für den Import von Papierdokumenten
    • Unterstützung aller marktüblichen Dokumenten- und Netzwerkscanner sowie Multifunktionsgeräte
    • Unterstützung von Standardschnittstellen (TWAIN)
    • Verwaltung individueller Scanprofile
    • Scannen und automatisches Erkennen von Einzel- und Mehrfachseiten
    • Automatische Leerseitenerkennung
    • Nachbearbeitung der gescannten Seiten durch Drehen, Geraderücken, Bildoptimierung
  • Import von Dokumenten aus dem Windows-Filesystem per Drag & Drop
  • NOVIPLAN-Add-In für den direkten Import aus MS Office Programmen
  • Import von COLD-Massendaten aus unterschiedlichen kommerziellen Anwendungen
  • Automatische Archivierung ein- und ausgehender E-Mails
  • PDF-Drucker zurm direkten Drucken beliebiger Dokumente ins Archiv
  • Automatische Konvertierung unterschiedlichster Formate in das PDF-Format
  • Hinzufügen von Zeitstempeln beim Import
  • Import von Altdaten

Indizieren

  • Indexvergabe über Barcode bzw. beliebige Schlagworte
  • OCR-Volltextgenerierung
  • Synchrone und asynchrone (nachträgliche) Indizierung
  • Aufbau beliebiger hierarchischer Klassifikations- und Ablagestrukturen
  • Dynamische Bildung von Akten
  • Automatische oder manuelle Verschlagwortung
  • Zuordnung von Dokumenten zu Business-Objekten und Vorgängen
  • Automatische Übernahme von Attributen wie Empfänger, Absender, Datum etc. beim Import aus- und eingehender E-Mails

Recherchieren und anzeigen

  • Komfortables und schnelles Recherchieren von Dokumenten und Dateien durch
    • Volltexterkennung (Finden von Dokumenten über einzelne Begriffe aus dem Dokument)
    • Schlagwortsuche nach beliebigen Klassifikationsmerkmalen 
    • Wildcardsuche (Suche mit Platzhaltern)
  • Erweiterte Suche mit relationalen oder logischen Operatoren
    • UND-/ODER-Verknüpfungen innerhalb eines Feldes oder zwischen Feldern
    • Suche mit > = < -Funktionen
  • Wiederverwendung von Suchabfragen durch Speicherung von Suchprofilen
  • Schnelle Dokumentvorschau oder Anzeige des kompletten Dokuments als PDF
  • Schnelles Blättern in den gefundenen Dokumenten direkt im Viewer
  • Unterschiedliche Ansichten wie Zoom, Vollbild und Ausschnitte
  • Druck der gefundenen Dokumente direkt aus der Anzeige
  • Automatisches Starten des Programms, mit dem ein Dokument erstellt wurde
  • Versenden der gefundenen Dokumente als PDF

Archivieren

  • Revisionssichere und kontextbezogene Archivierung von Dokumenten und E-Mails über den vorgeschriebenen Lebenszyklus
  • Sichere Ablage von Dokumenten mit Hashwert auf allen üblichen Speichermedien
  • Konvertierung der Daten in die anzeigefähigen Langzeitformate TIFF oder PDF/A
  • Speicherung digitaler Signaturen
  • Prüfung auf Dubletten zur Vermeidung von mehrfach abgelegten Dokumenten
  • Parallele Verwaltung mehrerer Archive

Bearbeiten

  • Versionskontrolle bei lebenden Dokumenten mittels Aus- und Eincheckfunktionen, d. h. Dokumentation jeder Veränderung am Dokument
  • Flexible Versionierung
  • Protokollierung aller Zugriffe
  • Beliebige Relationen zwischen Dokumenten
  • Anbringen elektronischer Haftnotizen für Kommentare an beliebigen Stellen auf dem Dokument (Overlay-Technik)
    • Farbe und Größe der Haftnotiz frei wählbar
    • Schriftart, -größe und -farbe frei wählbar
    • Dokument bleibt trotz Haftnotiz unverändert
  • Markieren von Textstellen
  • Wiedervorlagefunktion
  • Export von Indexdaten im HTML-, XML- oder XLS-Format

Administrieren

  • Detaillierte Rechtedefinition auf Benutzer- und/oder Benutzergruppenebene
    • pro Dokumentklasse und/oder
    • pro Dokument
  • Benutzer-Login über Kennwort oder Single-Sign-on (Windows Authentifizierung)
  • Einrichtung beliebiger Dokumentenworkflows und Freigabeverfahren mit automatischen E-Mail-Benachrichtigungen (E-Mail based Transactions)
  • Einfache Masken- und Menüanpassung durch den Kunden selbst mit Hilfe des komfortablen Maskenkonfigurators
  • Individuelle Gestaltung von Such- und Ergebnisfenstern für einzelne Benutzer oder Gruppen

Technische Details

  • Multi-Client-Strategie
    • Windows-Client (Standard-Client)
    • Outlook-Client
    • Web-Client (MS SharePoint-Integration)
  • Moderne, objektorientierte Software- und Datenbankstruktur mit Standard-Schnittstellen zu zahlreichen ERP-Systemen und MS Office-Produkten
  • Skriptfähig
  • Mandanten- und netzwerkfähig
  • Mehrsprachig