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NOVIPLAN - DMS

Suchen Sie noch oder finden Sie schon?

- Nicht nur suchen, sondern auch finden - so könnte man den Nutzen von DMS kurz und knapp zusammenfassen. Am Anfang vieler Geschäftsprozesse steht ein Dokument. Im Prozessablauf entsteht daraus eine immer größer werdende Menge an Dokumenten und Daten, die ein Unternehmen effizient und sicher verwalten muss. Wenige Geschäftsbereiche weisen Optimierungspotenziale auf, die so groß und unmittelbar zu verwerten sind, wie das der automatisierten Dokumentverarbeitung.

NOVIPLAN-DMS wurde speziell für die Bedürfnisse des Mittelstandes konzipiert und bietet alle Funktionen für das professionelle Management von Dokumenten, Dateien und E-Mails. Dazu gehört die revisionssichere elektronische Archivierung von Geschäftsdokumenten und –informationen ebenso wie Funktionen für deren effiziente Verwaltung und einfache, schnelle Nutzung über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Informationen werden sinnvoll in die elektronisch gesteuerten Abläufe integriert, so dass aus dem Arbeitsablauf heraus schnell und sicher auf sie zugegriffen werden kann. Dies ermöglicht eine transparente Bearbeitung der Vorgänge und eine schnelle Recherche von Informationen.

Ihre Top 5-Vorteile

  • Revisionssichere und kontextbezogene Archivierung von Dokumenten und E-Mails (Datensicherheit und -integrität)
  • Integration von Informationen in elektronisch gesteuerte Abläufe
  • Schneller Zugriff auf Informationen durch komfortable Suchfunktionen (Volltext, Schlagworte, Wildcard etc.)
  • Beschleunigung der Geschäftsprozesse und Sicherung der Qualität durch definierte Freigabeprozesse und Workflows
  • Effektive Teamarbeit durch standortunabhängigen und gleichzeitigen Zugriff auf Informationen

Unsere Top 5-Features

  • Optimale Anpassung an firmenspezifische Prozesse durch individuelle Einrichtung unterschiedlicher Dokumentenworkflows und Freigabeverfahren
  • Automatische Weiterleitung von Informationen per E-Mail in Abhängigkeit bestimmter Transaktionen (E-Mail based Transactions)
  • Interaktiver E-Mail-Client für mobile Anwender zum standortunabhängigen Zugriff auf Dokumente
  • Individuelle Gestaltung von Such- und Ergebnisfenster für einzelne Benutzer oder Gruppen
  • Moderne objektorientierte Software- und Datenbankstruktur mit Standard-Schnittstellen zu zahlreichen ERP-Systemen

Das Wichtigste in Kürze

  • NOVIPLAN-DMS ist die moderne Lösung für das professionelle Management von Dokumenten, Dateien und Emails und die revisionssichere elektronische Archivierung. Dokumente in beliebigen elektronischen Formaten werden ebenso automatisch verarbeitet wie gescannte Dokumente in Papierform. Sie werden in NOVIPLAN-DMS erfasst, klassifiziert, mit einem Volltextindex versehen und in einem elektronischen Vault abgelegt.

  • NOVIPLAN-DMS ermöglicht eine effiziente Verwaltung und schnelle Nutzung von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die kontextorientiere Speicherung von Informationen erlaubt den Aufbau und die komfortable Verwaltung digitaler Akten z. B. zu Kunden, Projekten oder Aufträgen.

  • NOVIPLAN-DMS gewährleistet eine effektive Teamarbeit, da alle Dokumente jederzeit und standortunabhängig verfügbar sind. Der Anwender kann beliebige Projektstrukturen aufbauen, in die die Dokumente eingeordnet werden. Aus- und Eincheckfunktionen dokumentieren jede Veränderung am Dokument und sorgen für eine lückenlose Versionskontrolle und Historie.

  • Frei definierbare Workflows steuern die Geschäftsprozesse und unterstützen eine schnelle und kostengünstige Bearbeitung von Vorgängen.

  • Komfortable Suchfunktionen über Volltext, Schlagworte oder Wildcard und eine schnelle Dokumentenvorschau reduzieren Suchzeiten auf ein Minimum. Vordefinierte Suchanfragen können gespeichert werden.

  • E-Mails sind heute Hauptbestandteil der internen und externen Kommunikation. Der Gesetzgeber hat deshalb besondere rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung und Sicherheit geschäftsrelevanter E-Mails formuliert. NOVIPLAN-DMS archiviert E-Mails mit ihren Anhängen gemäß der gesetzlichen Vorschriften und verknüpft sie kontextbezogen mit den jeweiligen Geschäftsvorgängen.

  • NOVIPLAN-DMS stellt alle Funktionen für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management (ECM) bereit.

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Unsere Kunden sprechen für uns

„Durch NOVIPLAN sind unsere Prozesse in der MBO-Gruppe wesentlich transparenter und effizienter geworden. Innerhalb kurzer Zeit haben die MitarbeiterInnen die elektronische Ablage in ihre Arbeitsabläufe integriert."

Frank Eckert, Geschäftsführer MBO Binder GmbH & Co. KG